5 Βήματα για Αποτελεσματικές Συναντήσεις Προσωπικού Γραφείου Οπτομετρίας

KeepiΤο προσωπικό και οι συνεργαζόμενοι γιατροί βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο όταν διεξάγετε μια επιτυχημένη πρακτική μπορεί να είναι μια τεράστια πρόκληση. Καθώς ο φόρτος εργασίας αυξάνεται, η σαφής επικοινωνία και οι αποτελεσματικές συναντήσεις του προσωπικού καθίστανται ζωτικής σημασίας για την επιτυχία του ιατρείου. Ακολουθούν 5 βήματα για αποτελεσματικές συναντήσεις προσωπικού γραφείου οπτομετρίας:

1. Δημιουργήστε μια ατζέντα

Για τις τακτικές εβδομαδιαίες συναντήσεις του προσωπικού, ετοιμάστε μια οργανωμένη λίστα ερωτήσεων και ανησυχιών που θα συζητηθούν. Ακολουθεί ένα εύκολο στην παρακολούθηση πρότυπο για την ατζέντα σας:

1. Δώστε έναν τίτλο στην ατζέντα σας.
2. Συμπεριλάβετε „ποιος;“, „πού;“ και „πότε;“ πληροφορίες στην κεφαλίδα.
3. Γράψτε μια σύντομη δήλωση για τους στόχους της συνάντησης.
4. Γράψτε ένα πρόγραμμα που περιγράφει τα κύρια στοιχεία της συνάντησης.
5. Διαθέστε χρόνο στο πρόγραμμα για τυχόν ειδικούς καλεσμένους.
6. Αφήστε επιπλέον χρόνο στο τέλος της συνάντησης για Q&A.
7. Ελέγξτε την ατζέντα για σφάλματα πριν τη διανείμετε.

2. Ανατροφοδότηση εργαζομένων

Επιχειρηματική Επιθεώρηση του Χάρβαρντ δημοσίευσε ότι η ανατροφοδότηση των εργαζομένων οδηγεί σε έως και 46% υψηλότερη ικανοποίηση από την εργασία. Δώστε σχόλια στους υπαλλήλους σας στη συνάντηση του προσωπικού, ειδικά σχετικά με τις πρακτικές νίκες ή την εξαιρετική εξυπηρέτηση πελατών. Αφιερώνοντας χρόνο για να αναφέρετε τα θετικά γνωρίσματα καθενός από τα μέλη του προσωπικού σας ενισχύει το γεγονός ότι αναγνωρίζετε τη σκληρή δουλειά που γίνεται συνεχώς για τη διατήρηση της πρακτικής σας. Αυτό κάνει πραγματικά τα μέλη του προσωπικού να πιστεύουν ότι η σκληρή δουλειά τους αναγνωρίζεται και εκτιμάται.

3. Διαχείριση χρόνου

Λαμβάνοντας υπόψη ότι οι περισσότερες συναντήσεις προσωπικού γίνονται εκτός των κανονικών ωρών εργασίας, συνήθως διαρκούν περίπου μία ώρα. Αποφασίστε μια καθορισμένη ώρα για τη συνάντησή σας, ώστε το προσωπικό να μπορεί πάντα να το γνωρίζει και να το προγραμματίσει κατά προτεραιότητα. Για να παραμείνετε στην εργασία, ορισμένοι ειδικοί πρότειναν να προσθέσετε χρονικά όρια στα θέματα της ατζέντας σας και στη συνέχεια να τραβήξετε το χρονόμετρο για να παραμείνετε στην εργασία. Είναι επίσης σημαντικό σε μια ευρύτερη πρακτική να επιτρέψετε στο προσωπικό σας να δώσει πληροφορίες για τις μέρες του. Είναι χρήσιμο για το προσωπικό και το ηθικό να γνωρίζουν τι κάνουν οι άλλοι συνάδελφοί τους. Εάν είναι δυνατόν, αφιερώστε χρόνο για κάθε ρόλο πρακτικής για να εκπαιδεύσετε τα άλλα μέλη του προσωπικού σχετικά με τα καθήκοντά τους και τι κάνουν για να βοηθήσουν στην επίτευξη των στόχων της πρακτικής.

4. Δημιουργήστε στοιχεία δράσης

Ένας σημαντικός λόγος για να πραγματοποιείτε τακτικές συναντήσεις του προσωπικού είναι η ανάθεση εργασιών, η καταγραφή τους και η παρακολούθηση της κατάστασής τους. Είναι σημαντικό να καταγράψετε τα συμφωνηθέντα καθήκοντα μετά τη συνάντηση για να διευκολύνετε τη διαχείριση του γραφείου. Με αυτόν τον τρόπο, οι εργασίες καταγράφονται σωστά χωρίς περιθώρια παρεξήγησης ή παρεξήγησης. Από τα 5 βήματα για αποτελεσματικές συναντήσεις προσωπικού, αυτό είναι ίσως το πιο σημαντικό.

5. Συνεδριάσεις one-on-one – 5 βήματα για αποτελεσματικές συναντήσεις προσωπικού γραφείου οπτομετρίας

Διεξάγετε τακτικές κατ‘ ιδίαν συναντήσεις με κάθε μέλος του προσωπικού. Αυτό μπορεί να είναι χρονοβόρο. Ωστόσο, η προσπάθεια να αφιερώσετε χρόνο για να ακούσετε και να λάβετε σχόλια για προβλήματα (προσωπικά και επαγγελματικά) προχωρά πολύ και βοηθά επίσης στη διαμόρφωση του ηθικού και της κουλτούρας του περιβάλλοντος γραφείου. Οι προσωπικές συναντήσεις είναι επίσης ένα εξαιρετικό μέρος για εκπαίδευση και εξέλιξη κάθε μέλους του προσωπικού. Συνολικά, αυτά τα one-on-one γίνονται μια πολύτιμη ευκαιρία για τον εργοδότη να μάθει πώς και πού μπορεί να βελτιωθεί και να μοιραστεί ιδέες.